3月19日下午,电子与信息工程学院大四学生小齐匆匆走进瑞安楼200A教学事务中心办公室,在入口处的自助缴费打印终端设备上输入个人信息后,点击打印个人成绩单,几秒钟内成绩单就拿到了手上。
小齐告诉记者:“自助办理业务简单、便捷,身边的同学都对这项服务点赞。”
除了办理出国用的中英文成绩单,自助服务终端还可以办理研究生在读证明、毕业成绩单补打印以及补办学生证等业务。自去年12月起,该项服务在四平路校区和嘉定校区学生事务中心正式上线投入使用。
这只是研究生院教育实践活动中贴近师生做好服务的一个缩影。
教育实践活动开展以来,研究生院领导班子在转变工作作风、提供优质服务上达成了共识。“改变机关工作作风,提高机关服务意识和能力,是学校提升管理水平与效率、更好地进行教育教学改革的关键。”研究生院常务副院长雷星晖说道。

服务为先的意识深入人心
在研究生院领导班子看来,提高部门服务意识和能力,首先要在思想意识上打破既有的“习惯了”的做法,推动部门行政工作人员站在服务对象的角度思考问题,让“服务为先、以人为本”的理念深入人心。
提起增强服务意识,研究生院学位评定委员会办公室副主任李兰感触很深。她说:“不管是在研究生院院务会议上,还是在全院大会等场合,‘服务’已经成为大家发言中频率最高的词。我们是学校的职能部门,是为院系、导师和学生服务的部门,服务的意识要入脑入心。”
学位评定委员会办公室的主要工作是与研究生导师打交道,做好学位评定的管理工作。每学期,学位评定委员会办公室都会组织新增研究生导师和富有经验的研究生导师进行交流,研究生院各部门负责人都会参加。新增研究生导师在指导学生方面有什么困惑、建议,交流会上都可以畅所欲言。环境科学与工程学院2012年新增研究生导师楚文海参加了新老导师交流会。他说:“交流会让我们这些新增导师很受启发。现在,在培养研究生方面有什么政策需要了解,会直接打电话给学位办咨询,沟通渠道畅通。”
以人为本推出改革创新服务举措
“意见:希望职能部门有AB岗。
整改:研究生院已要求每个岗位的工作要有两个人做,每个人起码要会两个岗位的工作。同时,也制定和实施了轮岗制度。”
记者手上有一份2013年10月10日研究生院关于“四风”的即知即改的文件,里头有一条意见和整改举措这样写道。
“只有先轮岗,才能再上岗。”研究生院领导班子表示,提升部门工作人员服务水平是构建服务型部门的重要抓手。
研究生院还在提升服务水平、以人为本办实事方面推出了多项举措。
例如,走进瑞安楼200A教学事务中心办公室,6个服务岗位一字排开,研究生院管理处、研究生院培养处……直接面对师生的部门均在此设置岗位联袂运转。资源整合,不是简单地把电脑搬到一个办公室办公,而是在于职能优化,让交叉、同质的事务可以一并办理。“只要是与研究生教务相关的业务,这里都可以提供‘一站式’服务。”研究生院教务科工作人员介绍。
以制度化、信息化力促服务的科学化
说起制作甘特图,研究生院副院长陈宇光可是当仁不让的专家。
甘特图,简单地讲,就是用图表形象地展示某个特定项目的完成顺序、持续时间,负责人可以便利地对项目进行管理和评估。
想要知道今年研究生招生进展到了什么阶段,该阶段主要负责人员是谁,看看陈宇光电脑上招生工作的甘特图就再清楚不过了。
小小的甘特图,可以管窥近年来,研究生院以制度化、信息化力促服务科学化的努力和成效。
研究生院领导班子对于把服务上升到科学化水平颇为看重。雷星晖说:“要切实抓好规章制度建设,把改进作风的工作真正固化和落地。”通过教育实践活动,研究生院正在推动建立职能级的制度建设的体系规范,并将其和研究生教育的质量保障与评价体系紧密结合起来;将规章制度建设作为常态日常工作来抓,使规章制度能够服务于改革发展,能够根据发展需要实时调适。
雷星晖说,打破既有的习惯做法有难度,尤其是现在的改革往往综合性、系统性很强,越来越多的改革需要进行校内跨部门协作。
2013年底,研究生院和教务处携手建设的教务一体化系统上线试运行,根据学生的贯通培养方案基本实现了横纵交叉的选课,本科生、研究生同步选课基本实现。此外,本研贯通式培养方案,正在与本科生培养一起进行进一步衔接和完善。
建章立制的同时,研究生院正在不遗余力地推动研究生教育管理的信息化工作。“积极推进信息化建设,以流程再造的理念和方法来改造我们既有的工作流程、方法和模式,使工作能够更加透明和公正。”研究生院领导班子的表示。