坐落在南校区的校档案馆，肩负着接收、保管各类档案并加以分类、编目的职责，同时又为广大校友、师生及用人单位等档案利用者提供查询、认证服务。与历史档案给人的严肃印象不同，对于档案利用者来说，一旦站在档案馆窗口前，亲切的服务用语、细致的服务指引、温馨的服务态度就如和煦春风一样扑面而来。
微笑挂在脸上，服务记在心里
走进档案馆大厅，电子屏上详尽展示着办理各项业务的流程；来到查档接待窗口，馆员耐心解释着各个业务环节，叮嘱需要带齐的各种材料，尽量不让阅档者多跑。
“上次材料没有带齐全，窗口服务的老师一一跟我作了说明。这次全都带来，办理认证非常顺利。”一位代女儿开具学历证明的女士竖起拇指，夸赞校档案馆的热心服务。
据档案馆馆长朱大章介绍，每年接待的档案利用者有七八千人次，“与学校其它职能部门相比，我们的服务对象可能有所差别，以毕业的校友为主。”校友由于各种原因，需要来这里做学历、成绩、房产、当年毕业去向等各项认证。“出具一个证明看似简单，但对档案利用者来说可能是至关重要的事情，所以容不得半点马虎。比如上世纪五六十年代那些毕业后去外地工作的校友，档案馆的一纸证明直接关系着他们退休后能否将户籍迁回上海、享受上海市养老保障待遇。”
此外，每年档案馆还办理学生出国的成绩单、学历学位翻译认证千余人次，并向各职能部门和院系提供档案资料查询、为基建修缮提供图纸、为用人单位出具相关证明等。比如在土木工程学科100周年庆典筹备工作中，档案馆积极配合，为之提供历史档案查询，提供历届毕业生的名单和照片，并主动参与土木系科百年图片展筹备和相关文史书籍的编纂工作。当基建处需要维修老建筑时，档案馆则提供旧图纸的电子文件。凡是得知毕业20年以上的校友班级返校，档案馆都会主动赠送这些校友在校时的照片。有的社会组织，如用人单位需要查验应聘者证书的真伪，或做相关公证，档案馆都及时提供档案查询和认证服务。
这天上午，校档案馆窗口来了一位行色匆匆的学生家长，他一边说一边比划，脸上满是焦急。经过一番询问和交谈，窗口服务的孙洁了解到，原来这位家长的孩子在就读同济期间退学出国，在本科毕业后拟进入另一所国外大学深造时，学校以他出国时提交的成绩单让教育部学位与研究生教育发展中心认证处进行认证。
“当教育部学位与研究生教育发展中心认证处给我们发来成绩单后，我们发现与校档案馆存放的最终成绩单不一致。”孙洁解释说，档案馆存放的是学生的最终成绩，有些学生在申请出国时还在上课，那一学期的成绩还没出来，而档案馆存放的成绩单包含那一学期的成绩，而且以前修过的课程的成绩都可以通过重修覆盖，因此可能与他们出国时开具的成绩单有差别。
“这可怎么办呢？你要知道，如果这方面出了问题，我的小孩就没法念书了。”家长着急地说。
为此档案馆立即与学校教务处、教育部学位与研究生教育发展中心认证处协调，经过多方的查询、认证、沟通，圆满解决了此事。第二天，当家长致电档案馆时，被告知教育部学位与研究生教育发展中心认证处很快就会解决成绩认证的难题，不由得感激万分。同时孙洁将这一事例的处理方式进行了归纳总结，更新到档案窗口接待操作手册中，为将来处理同类事例提供参考。
档案信息化，服务优质化
要为档案利用者提供一流的服务环境，不仅要树立真心、用心、诚心的服务意识，还需要与时俱进，不断提升服务能力和提高服务效率。
“从前出具一份中英文的成绩证明都是全人工操作，须经过登记、查找、抄写、翻译、打印、校对、制作等多个环节，高峰时期要耗时三周才能完成。”朱大章介绍说，为此档案馆与教务处、信息办沟通，实现了相关电子数据的共享，将周期缩短到一周，“在开展党的群众路线教育实践活动中，我们通过内部挖潜，进一步提高了工作效率，现在出具一份中英文证明通常只需三个工作日，遇到特殊情况也能尽快办好，让档案利用者满意。”
打开校档案馆的主页，改版后的页面在提供信息服务方面更加人性化、贴心化，不仅一目了然列出办理各类证明的详细操作流程、档案查询利用的各项注意事项，而且还醒目标识出“档案网上服务利用系统”，据此系统用户可以在线申请成绩证明、翻译及多项认证业务，如有疑问还可以通过在线QQ服务咨询解决，档案馆办好以后会将开具的证明材料快递到申请者手里，为校友等档案利用者提供了方便。
通过这一系统，为档案利用者提供一站式远程在线服务，是档案馆开展党的群众路线教育实践活动以来改进工作作风重要举措之一，是开展档案利用服务方式创新的重要探索，使档案利用者免受奔波之苦，这在国内高校中尚属首例。
这一改进举措得以迅速推广并受到了大家的好评，一位用户通过档案网上服务利用系统办理中英文成绩、学历证书翻译、学位证书翻译的认证业务，每办理其中的一项业务，都会在备注中写道：“网络化办理很方便，谢谢！”档案服务信息化后，从前排队办理业务的情景不复存在。
“我们应该从档案利用者的角度出发，急人所急。”处理窗口业务的馆员薛秋珍，同时还兼顾了QQ服务热线和电话热线，每一天，她和同事们不厌其烦地在电话里给人解释办事流程，相同的话不知要重复多少遍，但每一遍都嗓音甜美、耐心解答。“当我帮别人解决好问题时，他们会由衷地表示感谢，这时我会有一种自豪感，觉得自己的人生价值得到了体现。”
让服务更多凸显人性化色彩
陈石兴是一名印尼归国华侨，1949年他从同济大学电机工程系毕业，可由于当时他着急回家看望生病的父亲，所以在正式毕业证书下发前，只领取了一张临时毕业证明，就匆匆返回了印尼。随着年事日高，到母校寻找毕业证的心愿，在这位八旬老人心中变得愈发强烈，并委托来上海出差的女儿来校代领毕业证。
其时负责接待的馆员周玮，在馆藏中仔细寻找，并亲自与老校友电话沟通，最终找到了那张珍贵的毕业证。“我都激动得快掉眼泪了，当即就跟周老师拥抱起来。”陈石兴的女儿说。
之后档案馆赶制了一份与原件一模一样的复制件，送到老校友手中。并且通过陈老先生打听到另外三位未领证书的老校友的联络方式，分别为他们寄去了证书的复制件。
虽然有些服务并不在档案馆的职责之内，但如馆员们所说，“我们是带着使命感在做事。”档案馆努力提供更多具有人文关怀的服务。
有一位1963年毕业的老校友，从前去外地工作，现今退休了拟迁户回上海，来学校档案馆开具毕业去向证明。证明成功开出后，老先生给馆员提出了一个新的疑问：接下来他要去四平路派出所开其它证明，可是对目前校园附近的路线并不熟悉，不知该怎么走。类似的情况馆员并非第一次碰到，所以她们早有准备，拿出了一张《档案馆至四平路派出所乘车指南》图示，当即解决了老校友的难题。
“我们的服务理念是，尽量减少档案利用者的等候时间。”朱大章表示，档案馆将不断利用信息技术手段为师生提供更便捷的服务，“从服务细节入手，提高馆员的服务技能和服务的主动性，扎实工作作风，提高工作质量，努力为档案利用者提供优质、高效的服务。”
